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刚踏入2021年不久,伊隆-马斯克(Elon Musk)就完成了几件大事,一连串的收获离不开他高超的时间管理技术。美国连线杂志在2017年总结,马斯克一年就干了别人八年的工作量。不要忘了,马斯克还要同时管理7家公司,养育6名孩子,今天就来好好分析马斯克推崇的“timeboxing”时间管理法

我没读过任何有关时间管理的书籍。

马斯克

要说马斯克的时间管理,一心二用甚至三用,是马斯克管理时间的一大特点,他会在开会时用手机打理生意,在检查发票时回复邮件,有时抱孩子坐在腿上玩耍还会抽空回份邮件。但最关键的还是他爱用的“时间方糖”(timeboxing)工作法。

马斯克习惯为生活每项任务设置时长,凡是醒着状态,马斯克会以5分钟为单位来安排日程,一天时光就切成了几百个“时间方糖”。

到工作时间,每天的最低标准是处理最关键的事务,包括最紧要工作、需要见面的关键人物和必须参加的关键活动。接下来的非工作事务,马斯克会压缩在最短时间内完成,包括花5分钟吃饭,一周为约会安排10小时,小便也要3秒钟解决等。

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两类时间管理大师

“第一性原理”是马斯克挂在嘴边的理论之一,他要确保自己了解极大多数事情背后的基础科学原理或规则,这可以减少他花费大量时间去学习新概念,认知事物便有了一个平滑上扬的认知曲线。  

时间管理大师往往分成两类,一类是以比尔·盖茨(Bill Gates)为首的低调劳模,为了省时间,盖茨把果珍当饭吃,著名理论是:“冲果珍的时间可以用来工作,因为你身体里有水。”

第二类则是马斯克这种工作情感双栖发展的达人。

Netflix纪录片《走进比尔:解码比尔盖茨》就讲过比尔·盖茨的一天:早上6点起床,8点参加人工智能技术报告,9点和泰拉能源公司开会,10点半是微软董事会,中午留半小时午餐,和巴菲特打电话,12点半开卫生会议,接下来还要接受记者采访、去实验室……

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限期(deadline)
决定生产力

马斯克运用时间的诀窍是创造“时间限”而非“时间线”。在他看来,Deadline就是第一生产力。

马斯克推崇的“Timeboxing”工作法,关注的核心不是什么时刻做这件事,而是做这件事花费的时长。这种时间管理方法,和市面上大量根据日程来安排待办事项的时间管理方法,有着本质区别。对马斯克这种日程繁杂又不固定的人士尤其好用。

在马斯克的日程中,没有任何两天是完全一样的,他曾在访谈中描述自己的工作节奏,周一和周五在洛杉矶的SpaceX,星期二、三、四他会在旧金山湾区的Tesla工作,星期六还有半天要在 Y Combinator 孵化器里研究人工智能开源项目 OpenAI的工作。

通常人们安排日程,会是9点到10点做任务一,10点到11点做任务二,呈线性分布。可有时任务一延误就会影响任务二,提前做完了任务一可能还要等到10点做任务二,这样根据时间线来制定的工作计划,看似井井有条实际上却有些脆弱。

而“Timeboxing”对未来需要执行的每件事项设定了明确的预算时长,例如任务一要在15分钟内完成,任务二要在10分钟内完成…… 完成任务一之后,可以立刻开始进行下一件最适合进行的任务,而不一定是任务清单上排第二的任务。

马斯克深谙deadline才是第一生产力的道理,给每项任务安排足够且最少的时间,这样就让自己时刻处于deadline临近的影响下,这样效率也最高。

有关企业官僚作风的帕金森定律也提到,工作会填满分配的时间。也就是说,为任务分配的时间越多,完成任务花费的时间也就越多。明明30分钟可以查完的资料,如果安排半天,那可能真的会花半天。于是他就把一些低价值的事项分配较少的时长,避免时间的浪费,譬如5分钟内狼吞虎咽地吃完午餐。

基于这种时间管理方法,他始终在保持很快的工作节奏,完成一件事之后,立刻进行下一件,不空耗时间,也不用等待下一个任务时间点的到来。

此外,马斯克还在个人管理精力的分配上运用了帕斯托雷法则:将大部分的精力用在最重要的两家公司上面,即Space X和特斯拉。平均他一周有 42 个小时在 Tesla 工作,40 个小时在 SpaceX 工作。

马斯克目前所担任CEO、创始人或重要角色的企业已有7家,而这些企业,在各自从事的领域内,都有颠覆行业的潜力,包括:SpaceX(火箭发射与回收),特斯拉(电动汽车),The Boring Company(基础设施和隧道建设),Hyperloop(超级高铁),OpenAI(人工智能),Future of Life Institute(生命未来研究),和Neuralink(大脑芯片)。

如此冗杂的工作量,让他每周都要安排近100小时的时间用于工作,碰到大麻烦时甚至一周超过120个工作小时,2018年特斯拉遭遇产能危机时,马斯克就不得不在工厂睡地板。

“当我睡得不够时,我发现我会变得很暴躁 … 我也可以减少睡眠时间,但那样我的思维敏捷程度就会受到影响。”马斯克回忆道。从那以后,他又回到了一个更“可持续”的每周工作80到90小时的状态。

为了能高效工作的人,马斯克变得非常重视休息。在2013年计算机历史博物馆举办的一次访谈中,他提到自己最合适的睡眠时间是 6-6.5 小时,一般他会在晚上 1 点入睡,早上 7 点起床。

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站在前线,
保持敏锐度

为了把时间的价值发挥到最大,马斯克用了很多时间管理手段,包括深入一线,磨练敏锐直觉;异步沟通,用电子邮件与团队协作;以及激情的投入,最大化的激发潜能。

当采访到马斯克如何利用他的时间,他在视频里提到:“很多人可能会认为我花了很多时间在处理媒体上,但实际上80%的时间其实适用于工程设计,专注于产品上。”

马斯克坦言自己并不喜欢商业,最喜欢的是做工程设计。放下凡尔赛指控的嫌疑,这倒也蛮符合他工科男的人设。

时至今日,很少听说还有哪个CEO花80%的时间来开发产品,而马斯克经常在特斯拉设计工作室一呆就是半天,坐在特斯拉首席设计师弗兰兹·冯·霍尔扎森(Franz von Holzhausen)旁一同工作。这种身体力行的接触到设计,给了马斯克解决问题的直觉,让他既能够参与到设计工作室的创造力中,也能更敏捷的应对各种状况做决策。

专注和深度工作才能带来进步,马斯克杂事又多,这意味着只有尽可能以异步方式生活,才能减少来自外界的干扰。于是马斯克钟情于电子邮件,因为邮件不需要及时回复。

大量的事务都用邮件解决,这也是他极少使用电话的原因,这样就可以避免高效状态经常被打断。而且马斯克80%的沟通都是创造性工作,如工程和设计,能够持续保证心流状态才是最高效的方式。

用他自己的话说:“我喜欢邮件,并且尽可能尝试异步沟通,我非常擅长写邮件。”他还用一个很难被猜到的邮件地址来避免与公司以外的人取得联系,这样他就能更专注于公司的实际工作。

他还在一次会议上开玩笑说:“我写过很多邮件,并且非常擅长。这是我的核心竞争力。”他经常通过邮件向全公司传达如何沟通,公司的愿景和使命,以及如何高效工作。2018年7月1日,马斯克向全体员工,发送了一封人人期待已久的电子邮件:“我认为我们刚刚成为了一家真正的汽车公司。我们在七天内制造了5,031辆 Model 3。”周产能爬升过5000台,马斯克将特斯拉最有里程碑意义的成就,通过邮件告诉了所有人。

马斯克的邮件技能也是练过的,用语清晰、简洁、直接。能用两个字就不用十个字,他会使用一些恰如其分的技巧型话术,比如“我希望……,你能够做到吗?”,一旦你在邮件中答应,就像是自己承诺完成任务,而不是他硬压下来的,也就不得不完成。

追求效率至上,马斯克最不能忍受的,就是在工作中找借口推脱或者工作计划不明确。

如果某人告诉他,做出某个选择是因为“之前一直都是这样做的”就会被立刻踢出会议室。马斯克讨厌偷懒或墨守成规的做法,他经常说到“我再也不想听到这句话。我们要全力以赴,决不允许三心二意”。

曾有一个员工因为孩子出生而错过了一场活动。马斯克马上发来连珠炮似的责难邮件:“这不是借口。我感到非常失望。你需要弄清楚,什么对你来说更重要。我们正在改变世界、改变历史,如果你不打算全力以赴,那你就别干了。”

尽管显得不近人情,有时咄咄逼人到令人害怕,但他近乎疯狂的工作热情、雷厉风行的行事作风和独特的思维还是吸引着很多优秀的员工:“马斯克是不好相处的老板。他对工作总是有高标准,很多时候下属总是很难让他满意;他总是处于不断向前奔跑的状态,有时候让我们很难跟上他的步伐。”

“但是和他一起工作是一种激动人心的体验,他总是打破壁垒和常规并鼓励我们做同样的事情,这让我们受到鼓舞。”

马斯克总是在不断挑战员工的耐受力,如果能经受住考验,他就会得到信任。马斯克想让公司上下达到和他一样疯狂的工作状态,神奇的是大家也都理解他的这种价值取向。

对待工作的激情让马斯克像个不需要休息的超人,在刚创立第一家互联网公司Zip时,他从来没有离开过办公室,在办公桌旁的睡袋里席地而睡,还要求早到的员工把他踢醒,好能再继续工作。

Zip的早期员工评论马斯克,“我们每天工作20个小时, 而他工作23个小时”。似乎在揭示时间管理最简单的一招,就是从一天24小时中榨出尽可能多的时间。

当时间无可节省之时,马斯克也会妥协。马斯克的大学同学法鲁克如此描述过,“一旦伊隆想了解某个事物,他会投入比别人多得多的精力。这是伊隆和其他人的不同之处。”这种必要的时间投入恰恰是整体最优。

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再忙也不忽略学习

工作之上或工作之余,马斯克在生活上也有很多趣事。

事业再忙碌,也还是会有点兴趣爱好或者娱乐活动的。在马斯克身上,倒是找到了一个成功人士都有的共同爱好 – 阅读。比尔·盖茨每天阅读超过3个小时,扎克伯格每周读完一本书,巴菲特则坚持每天80%的时间都在看书,马斯克也不例外。

马斯克最喜欢看的书包括《指环王》、本杰明·富兰克林和爱因斯坦的传记,以及一本名不见经传的的关于关于冒险家的历史书《Twelve Against the Gods》等。

延伸阅读:【世界顶级富豪的规律揭晓,他们都有相同特征

SpaceX常使用的两艘海上火箭回收着陆船,名字分别叫 「Of course I still love you」 和「Just Read the Instructions」,都取材自科幻小说。这是马斯克在向苏格兰小说家伊恩班克斯致敬,他写的文明系列太空(Culture series)科幻小说里,就有两艘太空船叫这两个名字。

值得一提的是,马斯克不但热爱学习,而且阅读的题材也非常广泛,科幻、艺术、文学等作品都是他的心头好。马斯克也非常喜欢阅读名人传记,他曾提起自己在Walter Isaacson撰写的《爱因斯坦:他的人生与宇宙》(Einstein: His Life and Universe)里学到很多。这些人如同名师指路,启发马斯克之余也让他少走弯路。

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总结

管理时间是为了让自己在生活里更高效,然后腾出时间自我精进。马斯克的例子很好地告诉我们,唯有透过不断阅读、学习,才能不断融会贯通知识、不断创新。

在马斯克看来,开发一个新的产品就像学习一样,需要不断的从底层开始。还记得2007年乔布斯坚持要重新设计的那款iPhone吗?在这一款iPhone出来之前,大家都不太喜欢手机上的物理按键,正是因为乔布斯坚持要重新设计,所以才让iPhone的第一款手机这么的令人影响深刻。

文章摘自:字母榜、Iota

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